Prinsip,
struktur, Jenis, dan macam-macam Laporan
Pengertian
laporan
Laporan mempunyai
peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana
hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan
organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu
organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara
sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif
dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan
adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada
dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau
keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor
(dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu
kegiatan.
Dalam pembuatan suatu
laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan
teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya
bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur,
jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain
dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang
pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang
menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan.
Laporan
pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat
komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut
ini.
1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
3. Benar
/ akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun
pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan
sangat diperlukan.
4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian
rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti
oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah
diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
6. Tepat
waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan,
karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan
keputusan.
B. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
a. Maksud
pelaporan
Laporan
informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan
dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah
pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan
rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga
menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul
yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap
diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan
analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa
pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.
Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan
Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang
sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif).
Laporan
Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah
secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
b. Bentuk
Laporan
Laporan
berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan
beredar di kalangan intern organisasi.
Laporan
berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo,
sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
Laporan
berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat
dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo
pengantar.
Laporan
berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan
memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus
dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah
dilakukan.
Laporan
berbentuk formulir.
Laporan
berbentuk buku.
c. Waktu
Penyampaian
Laporan
Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali
saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan
Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya
pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan
seterusnya.
Ø Sistematika laporan
Laporan
ilmiah dapat berbentuk naskah atau buku karena berisi hal-hal yang
terperinci berkaitandengan data-data yang akurat dan lengkap.Laporan ilmiah
atau laporan formal terdiri atas:1.bagian awal, terdiri atas :a.halaman
judul:judul, maksud, tujuan penulisan, identitas penuli, intansi asal,
kotapenyusunan,dan tahun.b. halaman pengesahan (jika perlu)c. halaman
motto/semboyan(jika perlu)d. halaman persembahan (jika perlu)e. prakataf.daftar
isig.daftar tableh. daftar grafiki. daftar gambar j.abstrak: uraian
singkat tentang isi laporan2. bagian isia.bab I pendahuluan berisi tentang(1)
latar belakang(2)identitas masalah(3) pembatasan masalah(4)rumusan masalah(5)
tujuan dan manfaatb. bab II: kajian pustakac. Bab III:metoded. bab
IV:pembahasane. bab V: penutup3. bagian akhir a. daftar pustakab.daftar
lampiranc. indeks : daftar istilah
Ø Jenis-jenis laporan:
·
Laporan Program Kerja
·
Laporan Ilmiah
·
Laporan pertanggung jawaban
Laporan
adalah satu bentuk penyataan yang logikal dan tersusun. Ianya mengandungi
bahagian-bahagian, tajuk-tajuk dan subtajuk-subtajuk. Sebab-sebab laporan
ditulis;
·
Mengenal pasti masalah
·
Memberikan maklumat dan fakta
·
Mencadangkan penyelesaian
·
Mencadangkan tindakan yang perlu
dilakukan
·
Membuat kesimpulan
·
Menilai sesuatu penyelidikan atau
aktiviti
·
Membuat rekod sesuatu peristiwa
·
Menganalisi aktiviti perniagaan
·
Mensintesis sesuatu pelan tindakan
·
Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur,
tindakan dll.
·
Laporan boleh berbentuk pendek atau
panjang dalam format informal atau formal
Ø Struktur laporan
Laporan disusun sebagai
berikut:
v Bab
Satu memperkenalkan struktur MSR dan memberikan landasan yang
bersifat konteks dan sejarah untuk laporan didasarkan.
v Bab
Dua memberikan rangkuman tentang kerangka analitis dan metodologi
MSR.
v Bab
Tiga memberikan rangkuman tentang demografi kelompok-kelompok yang
terkena dampak konflik, termasuk karakteristik mereka, estimasi jumlah total,
dan diskusi tentang dampak konflik pada sub-populasi tertentu.
v Bab
Empat dilanjutkan dengan penilaian biaya total konflik, yang
difokuskan pada kerusakan pada infrastruktur dan aset-aset produktif dan
kerugian lainnya; kerusakan dan kehancuran rumah dan insfrastruktur produktif;
kerusakan pada infrastruktur dan aset sosial (misalnya; sekolah, layanan
kesehatan, tempat-tempat ibadah); dan kerusakan pada gedung-gedung dan
fasilitas pemerintah setempat.
v Bab
Lima membahas inventarisasi bantuan reintegrasi dan bantuan
pembangunan perdamaian selama ini, termasuk dukungan dan program-program
badan pemerintah maupun internasional, dan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan
yang belum terpenuhi. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan tentang estimasi
kebutuhan-kebutuhan pendanaan yang berlaku untuk merenovasi dan mengganti
struktur-struktur dan aset-aset ini dan untuk mendukung upaya-upaya
rekonstruksi dan rehabilitasi pada komunitas-komunitas yang terkena dampak
konflik.
v Bab
Enam menjelaskan tentang persoalan-persoalan ekonomi dan mata
pencaharian yang berkaitan dengan konsolidasi perdamaian. Bab ini
dimulai dengan pembahasan tentang bantuan yang diberikan kepada berbagai
kelompok yang terkena dampak konflik dan dampaknya terhadap pemulihan ekonomi
pada periode pascakonflik; menjelaskan situasi terkini kelompok-kelompok
terkena dampak konflik (dalam hal pekerjaan, pendapatan dan pemulihan aset);
dan selanjutnya memberikan tinjauan tentang ekonomi Aceh, membahas kemiskinan
dan tren pertumbuhan di era pascakonflik, pekerjaan dan pasar kerja, dan iklim
investasi
v Bab
Tujuh membahas faktor-faktor sosial-politik penting yang berkaitan
dengan konsolidasi perdamaian. Bab ini dimulai dengan tinjauan konflik dan
kekerasan di Aceh sejak penandatanganan Nota Kesepahaman pada 2005, yang
diikuti dengan penilaian reintegrasi para mantan kombatan, tahanan yang telah
mendapat amnesti dan para pengungsi yang telah kembali
(returnees) ke dalam masyarakat. Fokusnya kemudian beralih ke
persoalan-persoalan kohesi sosial, keterlibatan dan partisipasi di tingkat
komunitas. Pembahasan bergeser ke persoalan-persoalan yang lebih luas yang
dapat mempengaruhi proses perdamaian. Termasuk pemilihan umum dan politik
elektoral, sisa struktur-struktur organisasi, dan budaya dari pemberontakan,
gerakan-gerakan pemisahan di dalam provinsi, dan ketegangan-ketegangan yang
belum terpecahkan mengenai redaksi kata dan pelaksanaan UUPA 2006.
v Bab
Delapan membahas lembaga-lembaga di tingkat provinsi dan lokal,
serta struktur-struktur kelembagaan nasional yang diterapkan untuk menangani
reintegrasi dan proses pembangunan perdamaian. Bab ini mencakup pertimbangan
terhadap arus pendapatan pasca-MoU dan tinjauan tentang langkah-langkah yang
dilakukan untuk menangani lonjakan anggaran pemerintah. Peranan badan-badan
internasional dan para pemimpin Aceh serta lembaga-lembaga Aceh di dalam proses
reintegrasi dan pembangunan perdamaian juga dibahas.
v Bab
Sembilan menyediakan ringkasan tentang temuan-temuan dan
kesimpulan-kesimpulan MSR, dan memberikan
sejumlah rekomendasi untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan serta
memperkuat dan memperdalam proses pembangunan perdamaian di Aceh.
http://raveltglory.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar